GA IAU / ASTRO 2006

NOC - Borovička, Dienstbierová, Grygar, Fárník, Hadrava, Harmanec, Heinzel, Karas, Mikulášek, Palouš, Plaček, Ron, Suchan, Šidlichovský, Šolc, Tichá, Vondrák, Wolf

ICARIS - Červinka

1. Odborný program
   Odborný program GA IAU je zcela v pravomoci IAU, NOC do něj nemůže zasahovat. Byl stanoven a odsouhlasen na dubnovém zasedání výboru IAU v Římě. Oficiální doba trvání GA je od pondělí 14. do pátku 25. 8. 2006, budou ovšem události, které budou předtím i potom, např. bylo rozhodnuto o zasedání EC81 IAU 13.8. na AV ČR na Národní (místnosti 205 a 206 byly rezervovány). Program GA je zatím pouze pracovním materiálem pro prezidenty komisí. Po schválení definitivní verze bude k dispozici na webu, do té doby je zájemcům k dispozici pracovní verze v CBT nebo u J. Palouše.
   Program zahrnuje:
   • 6 symposií
   • 17 joint discussions
   • 7 special sessions
   • 4 invited discourses
   • Meeting of Young Astronomers 15.8. od 11 do 14 hodin Small Hall, vč. oběda formou bufetu, jednání u kulatých stolů, 200 osob, CBT pošle IAU nabídku a návrh rozpočtu, platí IAU, organizátor za IAU Michele Gerbaldi kontakt za ČR Michal Dovčiak, setkání zveřejnit v kongresových novinách.
   • Meeting of Women in Astronomy 21.8. Small Hall, vč. oběda formou bufetu, jednání u kulatých stolů, 140 os. CBT pošle nabídku a návrh rozpočtu, platí IAU. Organizátor za IAU Anne Green, kontakt za ČR Jana Tichá, event. Soňa Ehlerová. Setkání zveřejnit v kongresových novinách.
   Každá z těchto událostí by měla mít své webové stránky s linkem na web kongresu.
   J.Palouš požádá IAU o seznam kontaktů na spec. Sessions, které zatím nejsou k dispozici. CBT se na tyto kontakty obrátí, aby mohly být odkazy na ně zařazeny na www.
   Setkání (minulých) generálních sekretářů IAU 14. 8. 06 v podvečer ve vile Lanna na pozvání předsedy AV - zajistí L. Perek, J. Palouš. Nutno gen. sekretáře v předstihu pozvat (L. Perek), zveřejnit v 1. čísle kongresových novin.
   Víkend 18. a 19. 8. bude volno, využije se na výlety a doprovodný program.
   Připomínky k programu a rozdělení místností všichni Paloušovi, ten je zpracuje a předá generálnímu sekretáři IAU - ihned!
   Seznam schválených sympozií bude na webu vystaven v brzké době.
   Science in the pub - požadavky se soustředí u CBT - mohou se již teď rezervovat hospody (první požadavek prof. Browna přednesl F. Fárník).
   Astronomické památky v Praze a ČR - jednou denně nebo jednou za dva dny exkurze po Praze pro vážné zájemce + do tašek účastníků publikaci s plánkem, označením a popisem. M. Šolc sestaví texty pro tisk publikace do konce října 2005.
   Výlety do Ondřejova a Benátek n. Jizerou budou součástí placeného doprovodného programu. V Ondřejově bude nutno pohlídat dokončení stavebních úprav provozní budovy 2m dalekohledu a dokončit expozici v muzeu.
   Expozice Národního technického muzea (v té době pravděpodobně pro rekonstrukci uzavřeného) na jeden den v KCP + panely po celou dobu GA. Na žádost IAU by do programu GA měla přibýt historická přednáška - lze spojit s touto historickou expozicí.
   EAS požádalo o uspořádání konference v KCP. J. Palouš jim předložil základní návrh - zatím bez odezvy.
2. Rozpočet
   Na základě posledních změn v programu a požadavků na prostory v KCP provede CBT úpravu rozpočtu a předá k odsouhlasení J. Paloušovi.
   Na základě jednání v Římě se pracuje s rozpočtem pro 2 500 účastníků, základní reg. poplatek je 16 500 Kč, Farewell Dinner není zahrnut v reg. poplatku. Vybírat se bude v Kč. Zvláštní cena pro české účastníky není zavedena. Je počítáno se 150 registracemi pro seniory a studenty. Rozpočet je připravován jako vyrovnaný.
   V rozpočtu se počítá se 100 osobami zdarma (LOC, NOC, EC IAU, studenti anglicky mluvící a zdarma pracující jako organizační výpomoc, tisk, případně další Češi), lze flexibilně prolnout se 150 slevovými místy. Kdo však může reg. poplatek uhradit, nechť tak učiní a podpoří tak GA (sponzorování kongresu).
   AV ČR uhradí ze svých prostředků pobyt a ubytování (možná i registrační poplatek) pro 2 osoby pro každé sympozium, maximálně až 20 osob. Ubytování ve vile Lanna a vile Marna pro tyto lidi zdarma (je objednáno).
   P. Heinzl - AsÚ může uhradit výdaje za některé zahr. účastníky z "východních států" z grantu (diety, ubytování, možná i reg.popl.). Pro tyto delegáty rezervovat levné ubytování ve vile Lanna a Marna, a na Geofyzikálním ústavu, příp. další.
   Sponzorská příručka byla dopracována a upravena.
   AsÚ plánuje objednávku placeného stánku v rámci výstavy.
   Sponzoři: Rozesláno 80 příruček., předběžné dotazníky zaslalo 14 firem. COSPAR? Spojený stánek českých prodejců astronomické techniky?
   Čechokanaďan Dr. Velan z Quebeku by mohl pomoci při sponzorování kongresu - osloví ho J. Palouš (osobně se s ním zná P. Kotrč z AsÚ).
   Granty MŠMT na podporu konferencí - C. Ron bude sledovat vyhlášení grantů na rok 2006 na MŠMT.
   
3. Plakát
   Připravena nová verze plakátu, CBT pošle poslední korektury. Obsah: 6 symposií, názvy pozvaných přednášek, 17 JD, 7 SS. Náklad 500 ks, formát A3. Případně se provede dotisk.
   20 ks plakátu se pošle do Liége na JENAM 2005 na začátku července - J. Palouš dodá CBT kontakt - ihned.
4. Deadlines
   Koncem srpna 2005 vyjde bulletin IAU, podklady je nutno odevzdat do 1.8., obsah shodný s bulletinem 2002.
   • do 31. 7. 2005 dodat IAU podklady pro tisk Bulletinu
   • do 15. 3. 2006 travel grant application
   • do 10. 4. 2006 notification to applicants
   • do 15. 5. 2006 early registration
   • do 26. 6. 2006 abstracts + programme pre-readings
   • do 2. 7. 2006 programme of events finished
   • 3.7.2006 autoři dostanou vyrozumění od SOCů o formě jejich příspěvku
   • 17.7.2006programme and abstract book sent to Icaris (od 26.6. bude k dispozici již pre-reading)
5. Abstrakta, program, tisky
   Firma Oxford Abstracts - vybraná IAU pro shromažďování abstrakt a přípravu pro tisk, tisk provede v Praze ICARIS.
   Představa fungování webu pro zasílání abstrakt je, že bude fungovat centrální databáze abstrakt v Oxfordu. Z této databáze se budou jednotlivá abstrakta denně přiřazovat k symposiím, ke kterým se obsahově vztahují. Na druhé straně z centrální databáze registrace účastníků se denně na webových stránkách jednotlivých symposií bude aktualizovat seznam přihlášených zájemců. Autor bude mít možnost pod svým heslem abstrakt opravovat.
   Jelikož je spousta nevyjasněných dotazů související s publikací a dodáním jak sborníku (jak budou abstrakta řazena?, rozhodne to IAU?, obdrží ICARIS 17.7. skutečně soubor pro tisk?), tak programu, sestaví L. Červinka soupis požadavků, jaké musí soubor zaslaný pro tisk splňovat a spolu s C. Ronem se spojí v případě Abstrakts book s Oxfordem. Programm book bude dělat M. Orin ze sekretariátu IAU.
   
6. Registrace
   Způsob registrace navrhne CBT. V srpnovém čísle Bulletinu IAU budou základní informace o akci s datem, kdy registrace začne fungovat (pravděpodobně říjen 2005) - pravděpodobně jen on-line (prověřit otázku papírové registrace).
   Nejen symposia, ale i JD a SS budou mít svoje webové stránky - symposia JD a SS musí mít možnost vědět, kolik účastníků se k nim přihlásilo (přenos z databáze přihlášených). Databáze poběží v CBT (s Oxfordem to nelze kombinovat), SOC musí mít možnost získat všechny potřebné informace.
   CBT osloví kontaktní osoby symposií a JD a nabídne jim uveřejnění odkazů na jejich webové stránky z hlavní stránky GA IAU.
7. Doprovodný program a kulturní akce
   Opening Ceremony - CBT předložilo návrh programu, podrobnosti se projednají s J. Paloušem a P. Heinzlem. Budou odeslány zvací dopisy představitelům státu a VŠ, kteří přijali záštity (čestné předsednictvo). Předpokládá se jako 1. vystoupení presidenta IAU R. Eckerse (přivítání). Gruber Foundation předložila scénář své účasti na 15,5 minuty.
   Koncert se bude konat v Kongresovém sále KCP v pátek dne 18.8. pro všechny účastníky. Je potvrzena Pražská komorní filharmonie (p. Šaroun). CBT se s ní znovu spojí a spolu se Z . Mikuláškem projedná podrobnosti, program apod.
   Pro další hudební program nabízí J. Zicha komorní orchestr.
   Farewell Dinner - IAU při návštěvě Prahy zvolilo Průmyslový palác na Výstavišti, termín byl změněn, teď je stanoven na 23.8 (středa). Na žádost IAU CBT připravilo rozpočty pro 2 000, 2 500 a 3 000 osob. Teď připraví ještě pro 800 os. - akce bude placená. CBT předložilo návrh programu, bude se upřesňovat.
   Recepce - přijetí u primátora - termín 15.8.06 na Mariánském náměstí od 18.30 pro max. 100 osob. Dohodnout s primátorem přijetí a označení historických astronomických objektů a la "Silver line" a možnost cestování účastníků GA pražskou MHD na visačky.
   Předneseny nabídky České astronomické společnosti: 1. zdarma uspořádat premiéru výstavy "Hvězdárny v ČR" umístěnou v KCP po dobu GA (výstava pak bude pokračovat do Českých center v zahraničí) - bylo odsouhlaseno 2. nabídnout účastníkům GA za slevovou cenu encyklopedii "Hvězdárny v Česku" (český text, anglické resumé) - způsob prodeje bude dořešen, možná ve spolupráci s AsÚ na společném stánku, 3. zřízení stánku s prodejem české astronomické literatury - bude řešeno nabídkou Nakladatelství Academia (Kleczkův cizojazyčný slovník,?), aby si zakoupilo výstavní stánek.
8. Newspaper
   J. Grygar informoval, že 25.5.05 proběhla první schůze redakční rady. Požádal o rozšíření redakce o 2 osoby (reportér M.Švanda, do DTP studia J.Verfl), protože bylo rozhodnuto, že DTP si bude dělat redakce sama (Ondřich, Prouza, Verfl), tzn. že z KCP půjdou podklady přímo do tisku - nutno zohlednit v rozpočtu. V redakci bude působit fotograf - nejlépe fotograf Tiskového odboru AV p. Tichý (bude požádáno o jeho uvolnění pro tuto akci), doplňovat budou Ondřich a Prouza.
   12 osob redakce bude mít visačky PRESS a vstup volný.
   1. číslo vyjde v pátek 11.8.06 - dá se účastníkům do tašek. Proto byl vznesen požadavek na 2 místnosti (DTP a redakce) v KCP již od 10.8. - zvýšit rozpočet o náklady na pronájem.
   Vybavení místností: 2 PC - půjčí AsÚ , 1 diktafon a 3 flash disky (nebo přenosný harddisk) zakoupí AsÚ.
   Umístění newspaper na www v pdf formátu.
   J. Grygar požádal o pomoc NOC při oslovení významných astronomů (svých zahraničních přátel) k příspěvkům do kongresových novin.
   J. Palouš v zastoupení NOC požádá exekutivu IAU o statut oficiální tiskoviny 26. GA.
9. Různé
   CBT prověří, zda bude v době kongresu možnost bezdrátového připojení internetu.
   Prověří se technické možnosti přenosu některých přednášek on-line po internetu a formální záležitosti (svolení autorů příspěvků, autorská práva) - Suchan.
   Členové LOC P. Harmanec, z. Mikulášek dodají průběžně CBT databázi studentů, kteří budou pomáhat na kongresu.